Il ruolo dell'URP, la sua attivazione

13/06/02 URPdegliURP - Patrizia Lugli

"Cari Maria Grazia e Luigi,

l'attivazione di un URP presso una Pubblica Amministrazione non e' certo un cambiamento di poco conto ed in effetti, come ogni novita', ha bisogno di tempi di socializzazione, condivisione e/o "metabolizzazione". Siamo d'accordo con voi sul fatto che la legittimazione del vostro ruolo (e di quello dell'URP) da parte dei colleghi non possa che passare dall' "alto": e' indispensabile che possiate definire e condividere la mission dell'Ufficio con un referente politico e/o con  un vostro dirigente amministrativo. E' anche vero' pero', che i modi per poter costruire un'identita' e una legittimazione per questo ufficio sono molteplici e probabilmente quelli formali o "calati dall'alto", come la predisposizione di circolari o regolamenti, non bastano a produrre gli effetti desiderati.

Ben tutti sappiamo che  i buoni principi e le belle idee enunciate sulla carta rischiano di restare lettera morta, se non sono supportati e/o, ancora meglio, anticipati, da azioni e forme alternative di condivisione e di comunicazione con gli attori responsabili della praticabilita' dell'innovazione organizzativa. Per questi motivi diventa importante pensare insieme ai soggetti politici e amministrativi di riferimento, quali azioni intraprendere e strumenti costruire e/o utilizzare per produrre un buon clima all'interno dell'ente, preparando il terreno ad accogliere di buon grado i miglioramenti che deriveranno dall'attivazione dell'URP. Proprio introducendo buone prassi di condivisione tra colleghi, possiamo fare leva sull'importanza della funzione comunicativa e informativa per una pubblica amministrazione che vuole realmente mettersi al servizio dei cittadini. I risultati non tenderanno a farsi aspettare...!

Potreste cominciare con il fare conoscere informalmente ma con cura, mettendo alla prova fin da subito le vostre capacita' di comunicatori, le intenzioni dell'ente di rivedere e mettere a punto una nuova mission nel campo della comunicazione, proprio attraverso l'attivazione dell'URP.

In quest'ottica perche' non puntare sulla individuazione di referenti all'interno dell'ente con cui potrete collaborare e semmai costruire un gruppo di lavoro? Per partire, e' molto importante conoscere anche le aspettative e i punti di vista degli altri servizi/settori dell'ente con cui l'URP dovra' collaborare per garantire informazioni efficaci ed aggiornate ai propri utenti. Per monitorare queste esigenze, ancora una volta non c'e' un modo migliore di altri, ma si puo' ricorrere a formule diverse: a seconda delle dimensioni e delle specificita' del contesto della vostra amministrazione potreste puntare su riunioni piu' o meno "allargate", focus group, e/o strumenti di rilevazione, i cui risultati dovranno essere oggetto di riflessioni e considerazioni condivise, in un secondo momento.

Indicazioni utili con modelli di strumenti di rilevazione per un'analisi interna all'ente li potete rintracciare nel sito www.urp.it nella sezione Adotta un URP.

Il percorso di navigazione e' il seguente:

home -> Adotta un URP -> Analisi interna all'ente.

Inoltre vi ricordiamo che l'anno scorso URP degli URP ha previsto proprio un laboratorio sul ruolo e l'identita' dell'URP, nell'ambito del quale sono stati prodotti e pubblicati on-line materiali ad hoc. Il percorso di navigazione questa volta e':

home -> Laboratori -> Laboratorio sul ruolo e l'identita' dell'URP -> Lo stato dei lavori e materiale

Qui per esempio, vengono fornite anche utili indicazioni della docente del laboratorio, Jennifer Landau, per la conduzione di un focus group

Una proposta. A breve vorremmo estendere Adotta un URP ad altri partecipanti: perche' non partecipate anche voi all'iniziativa e al forum di discussione (home -> Discutiamo di), per raccontare le vostre esperienze in questa fase cosi' delicata e fondamentale per il vostro URP?

Fateci sapere come procederete.

E buon lavoro!